— I kundtjänst går mötet med besökare före allt annat och vi vet aldrig innan om vi kommer kunna hålla avtalade interna möten. Här vänder vi problem till utmaningar - bara känn lugnet, säger Bosse Karlman, medarbetare i kundtjänst på Timrå kommun.

Bosse rycker ofta in och fixar med teknik och videomöten, det är oftast akuta frågor när någon medarbetare inte får igång sitt digitala möte.

— Då är det bara att släppa allting och skynda sig dit. Jag ser bara till att det löser sig, berättar Bosse.

Att dagarna är varierade råder inga tvivel om.

— Ena minuten står en medborgare och vill ha hjälp med var de kan hitta e-tjänsten för bygglovsansökan, andra minuten kommer en medarbetare och vill ha ett rekvisitionsblock. Vi svarar alltid att vi löser problemet, det finns aldrig någonting som inte går att lösa, säger Lotta Söderström, medarbetare i kundtjänst på Timrå kommun.

Att kunna vara bollplank till varandra i olika frågor är något som de båda tycker är värdefullt.

— Vi bollar ofta olika funderingar med varandra, det är någonting som vi tycker är en service till de som efterfrågar hjälp hos oss, fortsätter Lotta.

”Alla som kliver in här blir sedda”

När man besöker kundtjänst möts man av en härlig stämning. Hit kommer alla olika människor och gemensamt är att när man går därifrån är man uppfylld av glädje och energi. På frågan om vad som är receptet för deras positiva inställning och goda rykte bland medarbetare och invånare i Timrå är svaret självklart.

— Alla som kliver in här blir sedda, vi hjälper alla. Takt och känsla gäller, om någon person kommer in och inte vill visa att den är här, kanske sätter sig i ett hörn, så får vi närma oss på ett ödmjukt och fint sätt. Vi försöker ta reda på vilken lokal de ska mötas i utan att besvära personen i fråga. Vi är duktiga på att läsa av människor och man måste ha respekt för att det ibland handlar om jobbiga frågor, slår Lotta fast.

Enligt Bosse och Lotta kompletterar de två varandra samtidigt som de båda, enligt egen utsago, är ”rappa i käften”, vilket de menar smittar av sig på besökarna.

— Vi har en bra omvärldsbevakning och kan hänga på de flesta konversationer som får besökarna att må bra och känna sig avslappad. De som kommer in hit är trygga med oss, här behöver man inte spela någon roll utan man får vara den man är, menar Bosse.

”Hjärtat i huset”

Någonting återkommande är när nya medarbetare blir rundvisade, då säger alltid de som introducerar dem att ”här är hjärtat i huset, här får du alltid hjälp”. Det tycker Bosse och Lotta är ett kvitto på att deras arbete gör skillnad.

Förutom förstklassig service till medborgare, medarbetare, företag och besökare arbetar Bosse och Lotta bland annat med broschyrer, post, frankering och att tillhandahålla kontorsmaterial. Det händer också att det bevittnar borgerliga vigslar.

— Vi administrerar de borgerliga vigslarna, ungefär 40 per år. Extra roligt är det när vi först får bevittna en borgerlig vigsel och nio månader senare får bevittna ett faderskap, säger Lotta glatt!

Bästa kundtjänstminnet

Genom åren har Bosse och Lotta fått flera fina upplevelser av möten med olika människor. Det är flera minnen som bubblar upp.
För Bosse är det framför allt ett minne som etsat sig fast extra mycket.

— Innan pandemin var kundtjänst helt öppet utan glas vid disken. Mitt på dagen kom en storvuxen man in med bestämda steg. Han var tatuerad och stirrade stint på mig. Jag sa i vanlig ordning: hej och välkommen, vad kan jag hjälpa till med? Då kliver han fram ytterligare några steg närmare med blicken fast stirrandes in i mina ögon och svarade: ”Det är första gången någon tittar mig i ögonen och hälsar mig välkommen”, sedan snyftade han ”jag blir så glad”.

Ett starkt minne hos Lotta var när hon mötte en person som var nervös inför en anställningsintervju.

— Personen var väldigt nervös och fick ett stresshjärta av mig för att krama i handen. Några månader senare mötte jag henne i trappen och sa glatt: hej, välkommen hit”. Hon gav mig en varm kram och uttryckte ”tack för hjärtat det känns så skönt att vara här”. Hon såg fram emot att börja och tackade för att hon fick ett bra bemötande.

”Vi får vara vi och skrattar väldigt mycket”

Bosse och Lotta är överens om att vardagen i kundtjänst genomsyras av mycket energi.

— Vi får vara vi och vi skrattar väldigt mycket. Det är väldigt högt i tak och vi har roligt. Vi delar det mesta. Den glädjen vi känner här den smittar av sig till de som kommer hit. Alla behandlas med samma respekt. Spelar ingen roll om det är någon som söker ekonomiskt bistånd eller om det är kommunchefen, säger Lotta.

— Vi har inte koden att uppföra oss strikt, vi är fria i vårt beteende. Fria i arbetssättet. Det är vi som äger jobbet, och inte tvärtom att jobbet äger oss. Vi har en otrolig frihet att forma vår arbetsplats, fortsätter Bosse.

De två personligheterna Bosse och Lotta har satt sin egen personliga prägel i kundtjänst, inte minst är fredagarnas musikquiz ett tecken på det. Vid 15-tiden skruvas musiken upp.

— Alltid på fredagar har jag och Lotta musikquiz, då höjer vi musiken och har en intern quiz. Ibland dyker det upp någon medarbetare från någon av förvaltningarna också, avrundar Bosse.